Mỗi khi lưu trú ở bất kỳ khách sạn nào đó, chúng ta luôn được yêu cầu nhận phòng vào lức 14h hôm trước và trả phòng vào 12h trưa ngày hôm sau. Bạn có biết vì sao họ lại chọn 2 khung giờ đó?

Khách sạn chỉ cho nhận phòng lúc 14h và trả lúc 12h

Hiện nay, đa số các khách sạn đều quy định giờ check in (nhận phòng) là 14h hoặc muộn hơn. Giờ check out (trả phòng) luôn được quy định trước 12h. Mặc dù chưa đủ 24 tiếng nhưng các khách sạn vẫn chọn khung giờ này để tính tròn thành 1 ngày lưu trú cho khách thuê phòng.

Quy định bất thành văn này được áp dụng trong ngành khách sạn ở khắp nơi trên thế giới, từ khách sạn sang trọng tới nhà nghỉ bình dân.

Điều này khiến không ít khách hàng thắc mắc, vì như vậy có nghĩa là họ chỉ được sử dụng căn phòng của khách sạn trong vòng chưa đầy 24 tiếng.

Trên thực tế, thời gian nhận và trả phòng khách sạn thường được lấy tâm điểm là 12h đêm. Vì theo nghiên cứu, thời gian nghỉ ngơi của con người lý tưởng nhất là từ 14h ngày hôm trước đến 12h ngày hôm sau.

Với thời gian này, khách hàng có thể thoải mái di chuyển đến khách sạn, sắp xếp thời gian nghỉ ngơi sau đó trả phòng vào trưa ngày hôm sau. Thời gian này tối ưu trong việc đem lại trải nghiệm thoải mái cho đa phần khách hàng khi lưu trú.

Ngoài ra, thời gian nhận và trả phòng là vào đầu giờ chiều và kết thúc vào trưa ngày hôm sau cũng giúp khách sạn dễ dàng hơn trong việc sắp xếp khách thuê phòng tiếp theo.

Việc khách hàng nhận phòng vào các thời điểm sáng sớm, cuối chiều hay vào đêm thường không phổ biến bằng thời điểm đầu buổi chiều. Thế nên việc sắp xếp để khách nhận và trả phòng theo khung giờ 14h-12h là hợp lý và giúp khách sạn tối ưu lợi nhuận.

Bên cạnh đó, việc sắp xếp để khách trả phòng trước 12h trưa sẽ giúp khách sạn có thời gian để điều nhân viên tới dọn dẹp, bổ sung trang thiết bị cho căn phòng. Đây là khoảng thời gian lý tưởng để căn phòng đó sẵn sàng đón vị khách tiếp theo.

Trường hợp khách check-in sớm và check-out muộn

Trường hợp check-in sớm, nếu khách sạn vẫn còn phòng trống thì nhân viên lễ tân sẽ là người tiến hành thủ tục check-in cho khách. Tuy nhiên, tùy vào từng khách sạn mà khách hàng có thể được miễn phí hoặc vẫn phải trả phí cho việc check-in sớm.

Một số khách sạn áp dụng mức tính phí check-in sớm như sau: Check-in từ 5h – 9h, khách phải trả thêm 50% giá phòng; Check-in từ 9h – 14h, khách trả thêm 30% giá phòng.

So với check-in sớm, việc check-out muộn của khách sẽ phức tạp hơn cho khách sạn. Nếu khách hàng check-out quá trễ, nhân viên dọn dẹp phòng không có nhiều thời gian dọn dẹp, thay đồ dùng để chuẩn bị đón khách hàng mới. Thậm chí nhiều lúc quy trình này sẽ không được thực hiện, khiến khách sạn có thể phải chịu tổn thất về tiền bạc cũng như danh tiếng.

Chính vì vậy, phần lớn các khách sạn sẽ có những quy định chặt chẽ về việc khách trả phòng trễ giờ quy định. Mức phạt cho khách hàng sẽ được tính bằng tiền mặt và nếu khách trả phòng sau 18h, mức phạt sẽ là 100% tiền phòng.